In veel gevallen begint onze uitdaging bij doelgroepen, klantreis, doelen en strategie. Maar soms is de vraag veel praktischer van aard en kunnen we helpen met mooie en slimme techniek. Zo ook voor General Stevedoring Council.
GS Council is een ledenorganisatie en hun website is een besloten communicatie en netwerk platform. Dat moet slim, veilig en vooral gebruiksvriendelijk zijn. Want van daaruit worden automatisch nieuwsbrieven verstuurd, de ledenlijst altijd up-to-date gehouden en evenementen gepland. Een uitdaging? Ja! En die gingen we graag aan.
400 internationale leden
General Stevedoring Council (GSC) is een ledenorganisatie voor bedrijven in de Stuwadoring; alle diensten die te maken hebben met scheepsbewegingen in en rondom de haven, waaronder laden en lossen maar ook op- en overslag. Evenals bedrijven die veerdiensten of technische support verzorgen. GSC opereert vanuit IJmuiden (locatie KVSA), maar kent zo’n 400 leden wereldwijd.
De website van GSC is hét verbindende kanaal voor de leden. Netwerken, informatie uitwisselen, kennis delen. Ook krijgen de leden elke week een nieuwsbrief van de organisatie waarin het belangrijkste nieuws en gebeurtenissen uit het vak zijn opgenomen. Ook organiseert GSC evenementen voor haar leden.
De leden kennen elkaar niet allemaal. Bovendien wisselt de samenstelling regelmatig. Het was dus voor GSC best een uitdaging om het ledenbestand up-to-date te houden. Niet alleen op het community-platform maar ook voor de e-mailmarketing. En dan die evenementen; het zou toch mooi zijn als leden van elkaar kunnen zien wie er wel en niet komen? Vonden wij ook. En dus vroeg GSC ons een nieuwe website te realiseren. Zodat zoveel mogelijk van de administratieve processen via de website worden geautomatiseerd. We brachten alle wensen in kaart, onderzochten de mogelijkheden en realiseerden een openbare homepage met een gesloten platform erachter, op basis van WordPress. Met veel maatwerk én automatisering.
Community en netwerken in een veilige omgeving
Wat er nu allemaal mogelijk is? Om te beginnen kunnen alle leden nu via de website hun eigen profiel beheren; persoonlijke gegevens, huidige baan en opgedane werkervaring. Sommige leden (representatives) mogen ook de bedrijfsgegevens, zoals naam, adres en specialisaties aanpassen. Zo zien leden eenvoudig van elkaar wie waarin gespecialiseerd is. Wel zo makkelijk als je een van de andere leden wilt inschakelen voor een project.
E-mail marketing automation met MailChimp
De drijvende kracht achter de website is de wekelijkse nieuwsbrief met gecureerde content. Die houdt alle leden betrokken en op de hoogte van al het nieuws uit de scheepsvaart. Om het de redacteuren van GSC makkelijk te maken wordt de wekelijkse nieuwsbrief volledig automatisch gecreëerd, opgemaakt en verzonden naar alle leden op de e-maillijst. Hiervoor maken we onder andere gebruik van de API van Mailchimp. Twee keer per dag worden de e-mailadressen van leden op de website gesynchroniseerd met de e-mailadressen in Mailchimp. Nieuwe leden worden toegevoegd, unsubscribers verwijderd. Door gebruik te maken van een door ons ingestelde webhook in Mailchimp krijgt de redacteur van de website een melding als een e-mail niet door Mailchimp kan worden afgeleverd zodat gebouncete e-mailadressen kunnen worden aangepast.
Eenvoudig evenementen organiseren
GSC belegt een aantal keer paar jaar een meeting voor haar leden. De evenementen worden in de community website gepubliceerd en leden kunnen aangeven of zij aanwezig zijn. Zij worden vervolgens automatisch toegevoegd aan een specifiek segment van de mailinglijst in Mailchimp. Zo kan GSC via Mailchimp e-mails sturen naar alle leden die aanwezig zijn bij een specifiek evenement. Handig is ook dat alle aanmeldingen automatisch in een smoelenboek bij het evenement komen. Zo zien leden precies wie er wel en niet aanwezig is en hoe die ene bezoeker ook al weer heet.
Ook op zoek naar een WordPress specialist?
Kom eens bij ons langs (of nodig ons uit) en deel jullie ambitie met ons.
